Skip to content

Check List ที่ใช้ในการประเมินเลือกใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน

Tool Evaluation Checklist

ถ้าคุณกำลังมองหาเครื่องมือใหม่ที่จะช่วยในการทำงานร่วมกันในทีมหรือไม่? เรารู้ดีว่ามันยากที่จะเลือกเพราะแต่ละแอปจะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งในบทความนี้จะช่วยคุณประเมินคุณสมบัติของแอปการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมให้

รายการตรวจสอบอย่างง่ายๆ เกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดมีดังนี้

  1. แชทหรือวิธีการสื่อสารอื่น ๆ
  2. การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ
  3. การแชร์ไฟล์
  4. การจัดการโครงการ (งานและกิจกรรม)
  5. การทำงานร่วมกันของเอกสาร
  6. การบูรณาการ (Integrations)
  7. มีความยืดหยุ่นปรับขนาดได้
  8. มีโหมดให้ทดลอง
  9. การสนับสนุน
  10. ความปลอดภัย

 

ด้านล่างเราจะเจาะลึกลงไปในสิ่งที่คุณควรคาดหวังในแต่ละหมวดหมู

การแชทหรือวิธีการสื่อสารอื่น ๆ

การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสื่อสารและมีหลายวิธีในการสื่อสาร บางบริษัทมีการประชุมทางอีเมลและ บางบริษัทใช้ซอฟต์แวร์แชทต่างๆ เพื่อให้การสื่อสารไร้ที่ดี

  • ทำให้มีความน่าสนใจกับสิ่งที่นำเสนอ
  • ทำให้เป็นบริบท มีการแนบเอกสารให้ดูระหว่างการพรีเซ็น
  • มีแชทส่วนตัว
  • มีการแชทเป็นกลุ่ม

 

การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันไม่เพียงแต่มีแค่การแชทเท่านั้น แต่ยังต้องการวิธีที่คุณสามารถโทรออกได้ด้วย แม้ว่าจะสามารถโทรผ่านแอปต่างๆ แต่ก็เป็นประสบการณ์ที่ดีกว่ามากหากเครื่องมือการทำงานร่วมกันของคุณมีการโทรด้วยเสียงและวิดีโอในตัว

  • เพิ่มผู้เข้าร่วมได้ทุกที่ทุกเวลา
  • React silently ตอบสนองอย่างเงียบ ๆ
  • รับสายจากอุปกรณ์อื่น

 

การแชร์ไฟล์

แม้ว่าแอปพลิเคชันจำนวนมากจะนำเสนอเอกสารออนไลน์ แต่เรายังคงต้องแชร์ไฟล์แบบเดิมที่เราจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ อีเมลได้

  • แนบไฟล์ผ่านช่องแชท
  • ไฟล์บนคลาวด์
  • ดูตัวอย่างออนไลน์ได้ โดยไม่ต้องดาวน์โหลด
  • การกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ได้

 

มุมมองการบริหารโครงการ

คุณต้องการอะไรจากมุมมองการจัดการงาน

  • มอบหมายงานได้
  • สามารถ Retask งานที่ทำได้
  • สร้างงานใหม่ได้ทุกที่
  • มีช่องทางให้สนทนาเกี่ยวกับงานนั้นๆได้
  • ดูข้อมูลงานที่ได้รับมอบหมายได้
  • Task dashboards ดูภาพรวมของงานทั้งหมดได้

 

กิจกรรมมีความสำคัญพอ ๆ กับงานที่ต้องทำ กำหนดการประชุมหรือตั้งเหตุการณ์ต่างๆได้

  • นัดการประชุมแบบ Recurring events ได้
  • Auto-call
  • Shared calendars
  • Subscribe ปฏิทินที่แชร์เพิ่มลงในปฏิทินส่วนตัวได้
  • My calendar ดูภาพรวมของตารางตนเองได้

 

การทำงานร่วมกันของเอกสารช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

  • การแก้ไขแบบเรียลไทม์
  • เอกสารสมบูรณ์ คือสามารถรวมทั้งข้อความหรือไฟล์วิดีโอ ตารางต่างๆไว้ในหน้าเดียวกันได้
  • Document chat
  • Document tasks and events
  • Document history

 

การ Integretions ที่พร้อมใช้งาน

เป็นเครื่องมือหนึ่งในการดึงข้อมูลจากบริการอื่น ๆ การบูรณาการจึงมีความสำคัญ วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานคือการผสานรวมกับบริการอื่น ๆ โดยตรง แต่ผลที่คล้ายกันสามารถทำได้ด้วยการบริการรวมเช่น Zapier หริอ Webhooks เป็นการผสานรวมอีกประเภทหนึ่งซึ่งช่วยให้บริการของบุคคลที่สามสามารถส่งข้อมูลไปยังแอปที่คุณเลือกได้

 

Built to scale

มีความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนจำนวนคนในทีมได้ตลอดเวลาเพื่อให้สอดคล้องกับบริษัทของคุณได้

 

โหมดทดลองใช้

ทุกวันนี้เป็นเรื่องปกติที่คุณจะทดลองใช้บริการเป็นเวลาอย่างน้อย 14 วันก่อนที่คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะอัปเกรด Full feature เป็นบริการแบบชำระเงินหรือไม่ ซอฟต์แวร์บางตัวสามารถใช้งานได้ฟรีตลอด โดยมีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด

 

การสนับสนุน (Support)

คุณอาจต้องการตรวจสอบคุณภาพของการสนับสนุน (Support) ที่มีให้ เช่นว่าทีม Support นั้นสามารถติดต่อสื่อสารได้ง่ายเพียงใด หากต้องการทราบแนวคิดเกี่ยวกับการสนับสนุนที่ซอฟต์แวร์มีให้ลองไปที่ไซต์เปรียบเทียบเช่น Capterra หรือ G2 ซึ่งคุณสามารถดูบทวิจารณ์ของลูกค้าและความคิดเห็นเกี่ยวกับการสนับสนุนที่พวกเขาได้รับ

 

ความปลอดภัยของแอพ

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันควรพูดเกี่ยวกับมาตรการรักษาความปลอดภัย ควรแจ้งให้ผู้ใช้ทราบอย่างโปร่งใสเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นหากมีอะไรเกิดขึ้น นอกเหนือไปจากนั้นผู้ดูแลระบบมีอำนาจอะไรในซอฟต์แวร์? ซอฟต์แวร์ควรมีบทบาทเป็นผู้ดูแลระบบและควรเป็นบทบาทผู้จัดการเนื้อหาเพื่อลบเนื้อหาที่เป็นอันตรายหรือการโพสต์ข้อมูลส่วนตัวโดยไม่ได้ตั้งใจเช่นรหัสผ่านเป็นต้นตามหลักการแล้วซอฟต์แวร์ควรมีตัวเลือกต่างๆเช่นการตรวจสอบสิทธิ์สองปัจจัยหรือการลงชื่อเพียงครั้งเดียว

 

ข้อสรุปของเราในการค้นหาแอปการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุด

การเลือกซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสมไม่ใช่เรื่องง่าย อย่างไรก็ตามเราสามารถแนะนำให้คุณลองใช้เครื่องมือต่างๆ การอ่านบทวิจารณ์ของคนอื่นเป็นสิ่งที่ดี แต่ประสบการณ์และความชอบของคุณไม่เหมือนใคร สิ่งที่คนอื่นชอบอาจไม่ได้ผลกับคุณและทีมของคุณ แต่คุณอาจได้เรียนรู้สิ่งที่คุณไม่เคยคิดหรือพิจารณามาก่อน เราชอบเพจ Samepage และใช้ผลิตภัณฑ์ของเราเองทุกวันเพื่อดำเนินธุรกิจและขอเชิญชวนให้คุณลองใช้

สนใจผลิตภัณฑ์ Samepage เรามีพันธมิตรพร้อมให้คำปรึกษา ติดต่อแผนก Marketing

  02-2479898 ต่อ 87 

 

Samepage จัดจำหน่ายในประเทศไทยโดย บริษัท ออพติมุส (ประเทศไทย) จำกัด