ถ้าคุณกำลังมองหาเครื่องมือใหม่ที่จะช่วยในการทำงานร่วมกันในทีมหรือไม่? เรารู้ดีว่ามันยากที่จะเลือกเพราะแต่ละแอปจะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งในบทความนี้จะช่วยคุณประเมินคุณสมบัติของแอปการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมให้
รายการตรวจสอบอย่างง่ายๆ เกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดมีดังนี้
- แชทหรือวิธีการสื่อสารอื่น ๆ
- การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ
- การแชร์ไฟล์
- การจัดการโครงการ (งานและกิจกรรม)
- การทำงานร่วมกันของเอกสาร
- การบูรณาการ (Integrations)
- มีความยืดหยุ่นปรับขนาดได้
- มีโหมดให้ทดลอง
- การสนับสนุน
- ความปลอดภัย
ด้านล่างเราจะเจาะลึกลงไปในสิ่งที่คุณควรคาดหวังในแต่ละหมวดหมู
การแชทหรือวิธีการสื่อสารอื่น ๆ
การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสื่อสารและมีหลายวิธีในการสื่อสาร บางบริษัทมีการประชุมทางอีเมลและ บางบริษัทใช้ซอฟต์แวร์แชทต่างๆ เพื่อให้การสื่อสารไร้ที่ดี
- ทำให้มีความน่าสนใจกับสิ่งที่นำเสนอ
- ทำให้เป็นบริบท มีการแนบเอกสารให้ดูระหว่างการพรีเซ็น
- มีแชทส่วนตัว
- มีการแชทเป็นกลุ่ม
การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ
เครื่องมือการทำงานร่วมกันไม่เพียงแต่มีแค่การแชทเท่านั้น แต่ยังต้องการวิธีที่คุณสามารถโทรออกได้ด้วย แม้ว่าจะสามารถโทรผ่านแอปต่างๆ แต่ก็เป็นประสบการณ์ที่ดีกว่ามากหากเครื่องมือการทำงานร่วมกันของคุณมีการโทรด้วยเสียงและวิดีโอในตัว
- เพิ่มผู้เข้าร่วมได้ทุกที่ทุกเวลา
- React silently ตอบสนองอย่างเงียบ ๆ
- รับสายจากอุปกรณ์อื่น
การแชร์ไฟล์
แม้ว่าแอปพลิเคชันจำนวนมากจะนำเสนอเอกสารออนไลน์ แต่เรายังคงต้องแชร์ไฟล์แบบเดิมที่เราจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ อีเมลได้
- แนบไฟล์ผ่านช่องแชท
- ไฟล์บนคลาวด์
- ดูตัวอย่างออนไลน์ได้ โดยไม่ต้องดาวน์โหลด
- การกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ได้
มุมมองการบริหารโครงการ
คุณต้องการอะไรจากมุมมองการจัดการงาน
- มอบหมายงานได้
- สามารถ Retask งานที่ทำได้
- สร้างงานใหม่ได้ทุกที่
- มีช่องทางให้สนทนาเกี่ยวกับงานนั้นๆได้
- ดูข้อมูลงานที่ได้รับมอบหมายได้
- Task dashboards ดูภาพรวมของงานทั้งหมดได้
กิจกรรมมีความสำคัญพอ ๆ กับงานที่ต้องทำ กำหนดการประชุมหรือตั้งเหตุการณ์ต่างๆได้
- นัดการประชุมแบบ Recurring events ได้
- Auto-call
- Shared calendars
- Subscribe ปฏิทินที่แชร์เพิ่มลงในปฏิทินส่วนตัวได้
- My calendar ดูภาพรวมของตารางตนเองได้
การทำงานร่วมกันของเอกสารช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การแก้ไขแบบเรียลไทม์
- เอกสารสมบูรณ์ คือสามารถรวมทั้งข้อความหรือไฟล์วิดีโอ ตารางต่างๆไว้ในหน้าเดียวกันได้
- Document chat
- Document tasks and events
- Document history
การ Integretions ที่พร้อมใช้งาน
เป็นเครื่องมือหนึ่งในการดึงข้อมูลจากบริการอื่น ๆ การบูรณาการจึงมีความสำคัญ วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานคือการผสานรวมกับบริการอื่น ๆ โดยตรง แต่ผลที่คล้ายกันสามารถทำได้ด้วยการบริการรวมเช่น Zapier หริอ Webhooks เป็นการผสานรวมอีกประเภทหนึ่งซึ่งช่วยให้บริการของบุคคลที่สามสามารถส่งข้อมูลไปยังแอปที่คุณเลือกได้
Built to scale
มีความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนจำนวนคนในทีมได้ตลอดเวลาเพื่อให้สอดคล้องกับบริษัทของคุณได้
โหมดทดลองใช้
ทุกวันนี้เป็นเรื่องปกติที่คุณจะทดลองใช้บริการเป็นเวลาอย่างน้อย 14 วันก่อนที่คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะอัปเกรด Full feature เป็นบริการแบบชำระเงินหรือไม่ ซอฟต์แวร์บางตัวสามารถใช้งานได้ฟรีตลอด โดยมีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด
การสนับสนุน (Support)
คุณอาจต้องการตรวจสอบคุณภาพของการสนับสนุน (Support) ที่มีให้ เช่นว่าทีม Support นั้นสามารถติดต่อสื่อสารได้ง่ายเพียงใด หากต้องการทราบแนวคิดเกี่ยวกับการสนับสนุนที่ซอฟต์แวร์มีให้ลองไปที่ไซต์เปรียบเทียบเช่น Capterra หรือ G2 ซึ่งคุณสามารถดูบทวิจารณ์ของลูกค้าและความคิดเห็นเกี่ยวกับการสนับสนุนที่พวกเขาได้รับ
ความปลอดภัยของแอพ
ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันควรพูดเกี่ยวกับมาตรการรักษาความปลอดภัย ควรแจ้งให้ผู้ใช้ทราบอย่างโปร่งใสเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นหากมีอะไรเกิดขึ้น นอกเหนือไปจากนั้นผู้ดูแลระบบมีอำนาจอะไรในซอฟต์แวร์? ซอฟต์แวร์ควรมีบทบาทเป็นผู้ดูแลระบบและควรเป็นบทบาทผู้จัดการเนื้อหาเพื่อลบเนื้อหาที่เป็นอันตรายหรือการโพสต์ข้อมูลส่วนตัวโดยไม่ได้ตั้งใจเช่นรหัสผ่านเป็นต้นตามหลักการแล้วซอฟต์แวร์ควรมีตัวเลือกต่างๆเช่นการตรวจสอบสิทธิ์สองปัจจัยหรือการลงชื่อเพียงครั้งเดียว
ข้อสรุปของเราในการค้นหาแอปการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุด
การเลือกซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสมไม่ใช่เรื่องง่าย อย่างไรก็ตามเราสามารถแนะนำให้คุณลองใช้เครื่องมือต่างๆ การอ่านบทวิจารณ์ของคนอื่นเป็นสิ่งที่ดี แต่ประสบการณ์และความชอบของคุณไม่เหมือนใคร สิ่งที่คนอื่นชอบอาจไม่ได้ผลกับคุณและทีมของคุณ แต่คุณอาจได้เรียนรู้สิ่งที่คุณไม่เคยคิดหรือพิจารณามาก่อน เราชอบเพจ Samepage และใช้ผลิตภัณฑ์ของเราเองทุกวันเพื่อดำเนินธุรกิจและขอเชิญชวนให้คุณลองใช้
สนใจผลิตภัณฑ์ Samepage เรามีพันธมิตรพร้อมให้คำปรึกษา ติดต่อแผนก Marketing
02-2479898 ต่อ 87
Samepage จัดจำหน่ายในประเทศไทยโดย บริษัท ออพติมุส (ประเทศไทย) จำกัด