10 เทคนิคทำงานบน Samepage สำหรับ Startup

1. จดโน๊ตทุกครั้งที่มีไอเดียใหม่ๆ
ไอเดียดีดี กว่าจะมีมันต้องเค้นออกมา อันนี้แล้วแต่เทคนิคของแต่ละคน บางคนปล่อยสมองโล่งซักพักไอเดียก็มา บางคนเล่นเกมส์ อ่านบล็อก มีวิธีสร้างไอเดียมากมายเป็นร้อยๆ How to ในอินเทอร์เน็ต แต่ประเด็นคือเมื่อมีไอเดียต้องจดครับ ไอเดียจะห่วย จะเวอร์ดูเป็นไปไม่ได้ ก็จดไว้ กาลเวลาจะช่วยให้คุณมองมันได้ชัดเจนกว่าครั้งแรกมากๆ

“Samepage มีฟีเจอร์ Page และ Text ที่ให้คุณเขียนอะไรก็ได้ ตั้งแต่โน๊ตกันลืมเล็กๆ บทความออนไลน์ หรือจะเขียนหนังสือเป็นเล่มๆก็ยังไหว”

2. แชร์ไอเดีย
มีไอเดียดี แต่ไม่ได้แชร์ ก็เหมือนกับไม่มี ของดีมีต้องปล่อย เชื่อเถอะไอเดียดีดีของคุณจะสร้างแรงบันดาลใจให้กับคนรอบข้าง และบรรยากาศการทำงานมันจะเริ่มดีขึ้น เมื่อทุกคนเริ่มปล่อยของออกมา นั่นเท่ากับคุณจะมีวัตถุดิบดีดีมากมายไว้หยิบมาสร้างสรรค์สิ่งต่างๆให้องค์กรได้เติบโต

“Samepage มีวิธีการแชร์ไอเดียง่ายๆแค่คุณเขียนไอเดียด้วยฟีเจอร์ Text เสร็จแล้ว Comment ที่ไอเดียนั้น ทุกคนในทีมก็จะได้รับแจ้งเตือนทันที”

3. ประชุมทีม
ธุรกิจจะเดินหน้าได้คนต้องคุยกัน พัฒนาไอเดียไปด้วยกัน เชื่อเถอะไม่ว่าไอเดียคุณจะเพอร์เฟ็กแค่ไหน คนอื่นสามารถมองเห็นช่องโหว่ที่คุณไม่เห็น และถ้าทีมช่วยเกลาไอเดียกันด้วยทัศนะคติเชิงบวก คุณจะได้ไอเดียสำหรับธุรกิจที่เฉียบคมและตรงประเด็นยิ่งขึ้น

“Samepage อำนวยความสะดวกในการประชุมร่วมกันจากต่างสถานที่ด้วยฟีเจอร์ Team Chat ที่ให้คุณสนทนาแบบกลุ่ม หรือจะประชุมเต็มรูปแบบด้วย Google Hangouts Video Call คุณสามารถประชุมแบบเห็นหน้า แชร์ไฟล์ แชร์หน้าจอ ให้คนอื่นๆที่ร่วมประชุมดูได้แบบ Realtime แล้วยัง Chat พร้อมๆกันได้อีกด้วย”

4. สร้าง Task
ถึงทุกคนจะรู้เป้าหมายในการทำงานของตัวเองแล้ว แต่งานที่ถาโถมเข้ามานั้นมากมายมหาศาล นี่ยังไม่นับงานค้่างที่ซ่อนอยู่ในเก๊ะอีก ต้องมีหลงลืมกันบ้าง สร้าง Task เลยครับ แทนที่คุณจะต้องมานั่งจำและพะวงทุกเรื่องที่ค้างคา ให้ Task ทำหน้าที่นี้แทนคุณ

“Samepage เสนอฟีเจอร์ Task โดยคุณสามารถสร้างและอัพเดท Task ของตัวเองได้อย่างอิสระ นอกจากนั้นยังกำหนดงาน (Assign Task)ให้กับคนอื่นได้อีกด้วย”

5. แจกงานอย่างเหมาะสม
บางคนงานเยอะ บางคนงานน้อย คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคนนี้งานเยอะเพราะอะไร อาจเพราะจำนวนงานที่เข้ามามันเยอะจริงๆ หรืองานมันยากมากจนต้องใช้เวลาทำนาน หรือแค่บ่นว่างานเยอะไปอย่างนั้นเอง ทางแก้ปัญหาคือติดตามพฤติกรรมกันซักระยะ เพียงเท่านี้คุณก็จะแจกงานได้อย่างเหมาะสมและการเลือกคนให้ถูกงานนั้นสำคัญไม่แพ้กัน

“Samepage สามารถช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของ Task ที่คุณ Assign ให้เพื่อนได้หรือแม้แต่ Task ที่แต่ละคนมีอยู่ เพียงเท่านี้คุณก็รู้แล้วว่าใครมีงานค้างเท่าไหร่บ้าง งานไปโหลดที่ใครบ้าง ทำให้คุณสามารถจ่ายงานและพัฒนาทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ”

6. ย้ายที่เก็บข้อมูล
ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF งานอาร์ตเวิร์ค หรือรูปภาพต่างๆที่ใช้งานร่วมกันบ่อยๆ ผมสนับสนุนให้คุณย้ายจาก เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณอัพขึ้นไปบน Cloud Storage ซึ่งปัจจุบันมีผู้ให้บริการให้เลือกมากมาย เชื่อสิมันทำให้การทำงานร่วมกันบนอินเทอร์เน็ต นั้นง่ายขึ้นมาก และคุณจะไม่ต้องลุกขึ้นมาส่งไฟล์ให้เจ้านายตอนตี 2 อีกแล้ว

“Samepage มีพื้นที่ใช้งานเริ่มต้นให้ 5 GB ในเวอร์ชั่นฟรี ถ้ายังไม่พอ Samepage รองรับ Cloud Storage Service ต่างๆเช่น Box, Dropbox, Google Drive และ OneDrive”

7. ใช้ไฟล์ออนไลน์ร่วมกัน
workfinal.docx, finishwork.docx ทั้ง 2 ไฟล์นี้ คุณแยกออกไหมว่าไฟล์ไหนคือไฟล์ล่าสุด แล้วคุณจะปวดหัวหนักขึ้นเมื่อมันแนบมาจากอีเมลที่ถูก Reply กันไปมา จะดีกว่าไหมถ้าคุณใช้บริการอย่าง Google Doc, Google Sheet ที่ให้ทุกคนสามารถดูและแก้ไขเอกสารร่วมกันบนออนไลน์โดยไม่เกิดไฟล์ซ้ำซ้อน

“Samepage รองรับการ Embed เอกสารต่างๆมาฝังใน Page และไม่ต้องกังวลเรื่องดีไซน์ มันเข้ากันได้ดีจนแยกไม่ออกเลยหล่ะ ว่าเป็นคนละแพลตฟอร์ม”

8. กำหนดตารางเวลา
วิธีง่ายๆที่จะจำแนกว่าใครทำงานเป็นมืออาชีพหรือมือสมัครเล่นก็คือ เค้าทำงานเสร็จตามเวลาหรือปล่าว เพราะงานที่ล่าช้าไป 1-2 วัน นั่นหมายถึงต้นทุนที่สูงขึ้น แน่นอนก่อนจะกำหนดเวลาการทำงานได้นั้น เค้าต้องรู้ก่อนว่างานนี้ควรจะใช้เวลาทำนานเท่าไหร่ และต้องเผื่อเวลาในการแก้ไขหรือความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ ทั้งหมดนี้เกิดจากประสบการณ์ในการทำงานล้วนๆ หากคุณยังไม่เคยจับเวลาทำงานของตัวเอง เริ่มตั้งแต่วันนี้เลย

“Samepage ช่วยคุณวางแผนในเรื่องต่างๆ ตั้งแต่กำหนดส่งงาน ไปจนถึงนัดประชุม ด้วยฟีเจอร์ Events ที่ยืดหยุ่น คุณสามารถดูได้ทั้งแบบ รายวัน / สัปดาห์ / เดือน หรือจะดูแบบ Agenda List ก็ทำได้”

9. การสื่อสารภายในองค์กร
เมื่อทีมของคุณใหญ่ขึ้นและคุณอยู่ออฟฟิศน้อยลง การสื่อสารภายในองค์กร อาจเกิดปัญหาถ้านโยบายที่คุณประกาศออกไปสู่พนักงานต้องบอกต่อกันหลายทอด อาจทำให้ความหมายที่แท้จริงนั้นผิดเพี้ยนไป

“Samepage จะมาช่วยเรื่องนี้ เพียงคุณเขียนนโยบายด้วยฟีเจอร์ Text แล้ว Comment แจ้งให้ทราบ เท่านี้ทุกคนในทีมก็จะได้รับทราบผ่านฟีเจอร์ New Feed และมีอีเมลส่งตรงถึงทุกคนแบบอัตโนมัติ”

10. อย่าใช้ Samepage เหมือน Website
เทคนิคสุดท้ายถือเป็นหัวใจเลยก็ว่าได้ คืออย่าใช้ Samepage เหมือน Website ที่เวลาจะอัพเดทเนื้อหา ใส่รูป เพิ่มบทความ สร้างลิงค์ งานทุกอย่างส่งไปให้ Web Admin เป็นคนอัพให้เท่านั้น Samepage ไม่ใช่อย่างนั้นครับ Samepage ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่ายที่สุด เพื่อให้ทุกคนในทีมมีอิสระในการใช้งาน ทุกคนมีสิทธิสร้างเพจ สร้างเนื้อหาของตัวเอง คุณอยากเขียนอะไรเขียน มีไอเดียดีดีก็แชร์มันออกมา เริ่มได้เลยครับ แล้วคุณจะพบว่าแต่ละคนให้คำนิยาม Samepage ไม่เหมือนกัน

Samepage เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันผ่านอินเทอร์เน็ต รองรับทั้ง Pc, Tablet และ Smartphone ทั้ง Android และ iOS