Skip to content

GFI Archiver คำตอบสำหรับการจัดการอีเมลจำนวนมากของธุรกิจ

ดนัย: พี่เพชรครับ ผมสังเกตว่าเครื่องผมมีอีเมลเก่าที่เก็บไว้อย่างเยอะเลยครับ ผมกำลังคิดอยู่ว่าจะลบออกเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างไว้เก็บเมลใหม่ๆ พี่มองว่าอย่างไรครับ?

ไอทีเพชร: น่าสนใจ แต่นายรู้หรือเปล่าว่าการลบอีเมลอาจไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด อีเมลบางอันมีข้อมูลสำคัญที่ต้องใช้เพื่ออ้างอิงภายหลัง ซึ่งบางทีเราจำไม่ได้และนึกไม่ถึงหรอก เผลอลบไป คราวนี้จะกู้คืนก็ไม่ได้แล้ว เช่น ข้อมูลลูกค้าเก่าๆ ที่เคยอ้างอิงราคากันในเมล หรือ ข้อสรุปสำหรับเวนเดอร์ที่เคยมีตกลงกันไว้

ดนัย: โอ้ว ผมก็ลืมนึกไปเลย แอบเสียวเหมือนกัน ลบเพลิน แล้วผมต้องทำอย่างไรดีครับ?

ไอทีเพชร: ลอง GFI Archiver ดูไหม เป็นโซลูชันที่ช่วยให้เราจัดการข้อมูลอีเมลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย GFI Archiver เราสามารถจัดเก็บข้อมูลอีเมลของเราอยู่ในพื้นที่ปลอดภัยแบบถาวร อีกทั้งมีฟีเจอร์ในการดึงข้อมูล ค้นหา และจัดการข้อมูลอีเมลเก่าๆ ของเรา ได้แบบง่ายๆ อีกด้วย

ดนัย: แล้วมันทำงานอย่างไรครับ

ไอทีเพชร: GFI Archiver จะทำการจัดเก็บอีเมลของเราอย่างถาวรโดยอัตโนมัติ ดังนั้นเราไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดเก็บหรือลบเมลด้วยตัวเองอีกเลย และเนื่องจาก GFI Archiver บีบอัดข้อมูลอีเมลของเราด้วย ดังนั้นเราจึงสามารถจัดเก็บข้อมูลอีเมลได้มากขึ้นในพื้นที่จัดเก็บที่น้อยลง ซึ่งช่วยลดต้นทุนพื้นที่ Storage จัดเก็บโดยรวมได้อย่างดีเลย

ดนัย: ว้าว น่าสนใจ แล้วเราจะค้นหาอีเมลเก่าๆ ที่ Archive ไปแล้วได้อย่างไรครับ

ไอทีเพชร: GFI Archiver มีฟีเจอร์ที่ทำให้การค้นหาและดึงเมลต่างๆ เป็นไปได้อย่างง่ายดาย รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ด้วย GFI Archiver เราสามารถค้นหาอีเมลตามหัวข้อต่างๆ ได้ เช่น จากผู้ส่ง ผู้รับ หัวเรื่อง และวันที่

ดนัย: โอ้วเข้าใจละครับ ขอบคุณมากครับ

อีเมล จะตาย ไม่มีคนใช้งานแล้ว และจะเก็บ Mail ไว้ทำไม??

พบว่าในปัจจุบันมีผู้ใช้อีเมลประมาณ สี่พันหนึ่งร้อยล้านคนทั่วโลก (4.1 พันล้านคน) และคาดว่าจำนวนนี้จะเพิ่มขึ้นเป็นเกือบ สี่พันห้าร้อยล้านคน (4.5 พันล้านคน) ภายในปี 2025 นอกจากนี้ คาดว่าจำนวนอีเมลทั้งหมดที่รับส่งในแต่ละวันจะเกิน สามพันสี่ร้อยล้านฉบับ (347 พันล้านฉบับ) ภายในปี 2023 โดยเพิ่มขึ้นจากสามพันล้านฉบับ (306 พันล้านฉบับ) ในช่วงปี 2020 ที่ผ่านมา

แม้ว่าจะเป็นเรื่องจริงที่แพลตฟอร์มแชทและรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น WhatsApp, Line หรือ Messenger กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น แต่ตัวเลขจำนวนผู้ใช้เมลไม่ได้ลดลงเลย มีแต่จะมากขึ้น ซึ่งยิ่งตอกย้ำว่าอีเมลยังคงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญสำหรับธุรกิจและบุคคลทั่วไป โดยอีเมลมักเป็นวิธีการสื่อสารที่ต้องการสำหรับการติดต่อที่เป็นทางการ เช่น ข้อเสนอ ข้อสรุปทางธุรกิจ สัญญา หรือเอกสารทางกฎหมาย

นอกจากนี้ อีเมลยังมีข้อดีที่แพลตฟอร์มแชทไม่มีให้ เช่น ความสามารถในการสื่อสารกับคนที่อยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกัน การเก็บบันทึกการสนทนาที่สำคัญเป็นลายลักษณ์อักษร การอ้างอิงย้อนหลังหากมีข้อสงสัย ฯลฯ และด้วยเหตุผลเหล่านี้ อีเมลจะยังคงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญในอนาคตต่อไป แม้ว่าจะมีเทคโนโลยีการสื่อสารใหม่ๆ เกิดขึ้นก็ตาม

GFI Archiver คืออะไร

GFI Archiver คือโซลูชันการจัดเก็บอีเมลแบบถาวร รวมถึงมีเครื่องมือในการช่วยค้นหาอีเมลในระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย GFI Archiver ธุรกิจต่างๆ สามารถจัดเก็บข้อมูลอีเมลของตนในโลเคชั่นที่ปลอดภัยจัดการได้ในแบบ Centralized Management ทำให้การค้นหา ดึงเมล รวมถึงจัดการข้อมูลอีเมลต่างๆง่ายขึ้น

ประโยชน์ของการใช้ GFI Archiver

การปกป้องข้อมูลและความปลอดภัย (Data Protection and Security)

ประโยชน์หลักประการหนึ่งของการใช้ GFI Archiver คือการเก็บเมลในโลเคชั่นที่ปลอดภัยและเป็นการจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบรวมศูนย์ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจสามารถปกป้องข้อมูลอีเมลของตนจากการลบโดยไม่ตั้งใจ การโจรกรรม หรืออีเมลสูญหาย GFI Archiver ใช้ระบบความปลอดภัยขั้นสูง ด้วยวิธี การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง เพื่อให้ข้อมูลได้รับการปกป้อง ด้วย GFI Archiver ธุรกิจต่างๆ จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลอีเมลของตนปลอดภัยและได้รับการดูแลตลอดเวลา

ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล (Improved Productivity and Efficiency)

การจัดการอีเมลอาจเป็นงานที่ใช้เวลานานและน่าเบื่อ ด้วย GFI Archiver ธุรกิจสามารถทำงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการอีเมลได้โดยอัตโนมัติ เช่น การจัดเก็บถาวร การดึงข้อมูล และการค้นหา สิ่งนี้สามารถช่วยปรับปรุงผลิตภาพและประสิทธิผล เนื่องจากพนักงานสามารถใช้เวลาน้อยลงกับงานเอกสารและมีเวลามากขึ้นในกิจกรรมที่มีความสำคัญมากกว่า

ลดต้นทุนด้านการจัดเก็บ (Reduced Storage Costs)

การจัดเก็บข้อมูลอีเมลมีราคาสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจที่มีปริมาณอีเมลรับส่งมากในแต่ละวัน GFI Archiver จะช่วยให้ธุรกิจลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บโดยการบีบอัดข้อมูลอีเมลและจัดเก็บไว้ในพื้นที่ตรงกลาง ซึ่งหมายความว่าธุรกิจ สามารถจัดเก็บข้อมูลอีเมลได้มากขึ้นในพื้นที่ที่น้อยลง ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่าย Storage โดยรวมนั่นเอง

ปรับปรุงการค้นหาและดึงข้อมูล (Enhanced Search and Retrieval)

การค้นหาและดึงข้อมูลอีเมลเป็นงานที่ท้าทาย GFI Archiver มีฟีเจอร์การค้นหาและดึงข้อมูลขั้นสูงที่ช่วยให้ค้นหาและดึงข้อมูลอีเมลง่าย รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดย GFI Archiver มีฟิลเตอร์เพื่อใช้ค้นหาอีเมลตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ผู้ส่ง ผู้รับ หัวเรื่อง และวันที่ เป็นต้น

GFI เป็นบริษัทที่ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์ที่หลากหลายสำหรับธุรกิจในด้านต่างๆ เช่น GFI LanGuard, Kerio Connect, GFI Archiver หรือ GFI FaxMaker ผลิตภัณฑ์ต่างๆเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยธุรกิจปรับปรุงเน็ตเวิร์คอินฟราด้านไอที ลดความเสี่ยงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยในประเทศไทย ออพติมุส (optimus) เป็นตัวแทนจำหน่าย ที่พร้อมให้คำปรึกษาในการติดตั้ง และใช้งาน ทั้งนี้หากพี่ๆ ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

 Tel : 02-2479898 ต่อ 87 Email : [email protected]

สินค้าที่เกี่ยวข้อง

  • GFI Archiver

    จัดการและจัดเก็บอีเมล์ในพื้นที่ส่วนกลางอย่างเป็นระเบียบ ใช้งานง่ายและปลอดภัย

    Collaborative, GFI Archiver, GFI Software

จุดประกายโดย : คุณ วุฒิชัย ปริญญานุสรณ์

SHARE TO:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email